专业与高效一个都不能少，商务正事就用完美邮箱
【钉科技述评】 当在更多场景下,听到敲击键盘的声音如弹奏钢琴曲《月光》那样带着节奏井然有序,我们知道,创业,已是一种常态。这种概括还不完全,因为对于成熟企业而言,在节奏加快、竞争趋烈过程中,保持创业的状态和激情是新常态。专业主义、敏锐嗅觉、进取精神、奋斗意识,必不可少,同样不可或缺的还有规范操作。而规范操作,则离不开适合的工具。
无论是内部协同,还是对外交流,电子邮箱都是重要应用。但是,当下的邮箱多存有效率低、功能少等问题,在商务场景下,它必须升级。也正是洞察到了市场的这一需求,完美世界推出个人免费商务邮箱——“完美邮箱”,致力于打造一个“更能胜任办公的邮箱”。商务邮箱市场由此迎来了变革的关键拐点。
效率高,功能全,商务人士邮箱两大需求
对外沟通、对内协同,办公的最佳工具是什么?这就要看商务人士的主要诉求是什么。以“效率优先”为准则,很多人第一时间恐怕会说“即时通讯(IM)”。因为使用方便、传达直接是它的优势;但即便如此,一个转念过后,“电子邮箱”才是他们的笃定答案。
先看IM:其传递信息迅速,但本身梳理信息的能力非常有限,这会降低工作效率。在工作过程中,使用IM常常不得不寻求所谓的“兼顾”,因为之前的“关键信息”,很有可能在不久后就会被信息流淹没。梳理信息困难,工作过程频繁被打断,表面上看,团队中的个体都在努力交换和处理信息,但执行力却不高。同时,工作细节的私密性也难以保证。
回到邮箱:信息的沉淀、整理、归类、追溯,是邮箱的天然属性。依据重要性和紧急性两个维度综合评定,邮箱既可对待办事项进行排序处理,处理过程中也不会面临IM那种如潮般信息流的干扰,用户可以有条不紊地处理工作,相对提升效率。同时,工作内容的私密性也得以保证。信息的梳理、任务的有序、重点的明晰,这些都是邮箱对比IM的明显优势。
综上来看,相对IM,邮箱在商务场景是更适合的选择,也是更为正式的沟通介质。
当然,邮箱本身依旧有提升的空间。近年来,我们常常可以看到这样的几个诟病:一,垃圾信息难规避,占用空间、影响情绪;二,内容输出效率低,缺少模板、撰写繁琐;三,办公协作能力弱,流程复杂,难以管理;四,功能模块不齐全,邮件为主,不够灵活;五,附件资源难整理,散落各处,汇总吃力等。
以上这些,与邮箱诞生之初更顺畅完成沟通与交接的目标是相悖的。正事用邮箱,当然是商务人士该有的选择,但综上来看,他们也提出了对邮箱的两点关键需求:一是,操作体验上的便捷高效;二是,能够有更充分的能力赋予,尽可能多的满足商务办公需求。
严格地说,这样的邮箱产品几乎还不存在。
高易用,高成长,处理正事就用完美邮箱
完美邮箱在收发邮件的基础上,完善、扩展了包括团队协同办公、商务邮件模板等在内的商务办公功能。主打更高效、更能胜任办公,完美邮箱是可以满足商务人士需求的“协同办公工具”。
通过试用,我们发现,完美邮箱给用户留下的第一印象是“简洁”。简洁,源于界面的设计,也在于功能的规划,既没有恼人的广告,也不带琐碎的推荐,一切,看起来就是为了实用而生。此外,界面“简洁”的完美邮箱,在功能方面,对比其它邮箱反而是“大块头”,只是,合理的规划、明晰的层次,让它更加井井有条。
操作体验,便捷高效,这是完美邮箱的核心特性。
围绕公司基础架构展开对企业的管理,是做到有序、高效的前提,作为辅助工具,邮箱的道理类似。权责明确、信息及时、内部协同,才能真正实现高效运作,完美邮箱对于电子邮箱原有品类规则的升级,首先就表现为在过往常规邮箱功能的基础上,针对协同办公领域开发了多种实用功能解决效率问题。
具体来看,团队工作台的增设,可令用户快捷完成周报的撰写、任务的发布、请假的提交等等,在邮箱中实现轻OA;与此同时,周报等功能邮件可一键导入,使用便捷;团队通讯录的功能在群发邮件的基础上,令收发邮件人的检索更加方便。值得一提的是,“时光邮局”的创意版块,将“慢递邮局”搬到线上,让用户可以线上给未来的自己写信,除与自己的情感沟通交流外,更可以为自己设立职场发展目标,激励自己。此外,完美邮箱可自定义的邮件标签,不仅便于归纳,也让重要内容避免被遗漏。
效率,也表现为更多便捷操作能力的赋予。完美邮箱让独立的商务插件面板集合视频会议、在线文档、职业路径等常用功能,且置于邮箱首页右侧,便于用户直接调取使用。
三栏式页面,展示明晰,调用方便;多场景商务邮件模板预设丰富,直接取用,极大提升写信效率;在线文档支持团队编辑及同步管理,不仅突出协同合力,也避免重要信息遗漏;职业路径版块,则涵盖职位晋升通道、职位转职、技能学习等,旨在助力用户的社会化成长;支持多人在线云办公的视频会议,更是减少了安装和管理专门应用的繁琐。
更为全面的商务功能,特别突出了完美邮箱的与众不同。
先来看基础功能,这方面完美邮箱已经领先众多邮箱产品。 文档模板与各类办公功能的接入,帮助商务人士轻松解决更多实用功能问题; 另外的一些能力则围绕“团队日程管理”展开,毕竟,团队协作就是人、事、时间的排列组合与梳理,对日程的把握,是效率提升和结果控制的关键。
再来看价值功能,是对“商务协同办公工具”的价值填充。
一方面,完美邮箱提供免费的云文件中心,本就可观的大网盘空间,还可免费升级。更为重要的是,商务邮件往来过程中出现的文件、附件将在文件中心进行自动存储。件件有归宿,方便用户查阅、下载、整理、带附件转发,极大突出了完美邮箱价值内容汇总的便捷性。
另一方面,完美邮箱还推出多类型邮箱靓号定制服务,精心筛选的靓号以个性、稀缺性、美好寓意为特色,帮助用户塑造独特商务身份,满足用户身份认同,赋予尊享价值。
接着是创新功能,完美邮箱彰显了科技创新应有的温度与人文关怀。
完美邮箱为用户创建的一个专门与自己对话的私密版块-时光邮局,喜怒哀乐、迷茫期待都可寄给未来的自己,信件内容还能进行匿名分享,面向全体邮箱用户进行展示。这是一个充分释放自我的个人私密空间,用情绪的疏导彰显了科技的温度。
最后是能力迭代,完美邮箱在商务沟通领域拓展更多实用办公功能。 比如,企业二级域名、AI语音邮件、商务内容推送等都已在规划中,这是在为满足不断衍生的用户需求留出充分空间,或许,完美邮箱的更远大目标就是成为真正的生态级办公应用。
综上,便捷高效,功能丰富,更有无限潜力,商务正事,用完美邮箱就对了。
弗罗斯特在他《未选择的路》里这样写道:“我选择了人迹更少的一条,从此决定了我一生的道路。”将邮箱打造成更高效、更能胜任办公的“商务协同办公工具”,完美邮箱所走的正是电子邮箱“人迹更少的路”,这条路恰恰能够让他成为商务正事的完美之选。(钉科技原创,转载务必注明“来源:钉科技”)